OUTILS COLLABORATIFS GOOGLE WORKPLACE

Module 1: Présentation outil Google Workspace

Maîtriser les concepts clés liés aux outils collaboratifs et identifier leur rôle dans le cadre d’un travail d’équipe:

Gestion d’un calendrier partagé

Gestion des tâches

Amélioration de la communication et coordination au sein de l’équipe

Optimisation de la production

  Module 2 : Reconnaître et utiliser les fonctionnalités d’une plateforme    collaborative

Accéder à une plateforme collaborative

Identifier les caractéristiques de la plateforme

Gérer les options : paramétrage d’affichage, confidentialité, notifications, langues, accès

Personnalisation des applications disponibles (ajouter, épingler, désinscrire, désinstaller

Ajouter des membres, supprimer des membres, ajouter et supprimer des canaux à une équipe 

Appréhender les conditions d’utilisation :

Identifier l’usage des données fait par la plateforme collaborative

Visualiser et comprendre les rapports d’activité,

Utiliser la fonction d’aide

Vérifier l’état des mises à jour.

 Module 3 : Utiliser un agenda partagé

Visualiser les évènements et les dates dans un calendrier en utilisant les options de visualisation

Gérer les événements d’un calendrier à l’aide d’options comme :

afficher les détails, modifier, supprimer un événement ou une série, utiliser l’assistant de programmation.

Partager, annuler le partage d’un calendrier. 

Assurer la gestion des tâches 

Créer et attribuer une tâche.

Gérer des tâches en utilisant des options comme : la priorité des tâches, la date d’échéance, la durée.

Modifier, supprimer, déplacer une tâche.

Mettre à jour le statut d’une tâche.

Afficher le statut des tâches dans un calendrier des tâches.

Utiliser les outils de conversation :

distinguer les modalités de communication synchrone et asynchrone

Démarrer un « one-to-one », une conversation de groupe en utilisant des communications asynchrones communes (courriers électroniques, SMS…) ou une communication synchrone commune (chat, VoIP, vidéo).

Appliquer les paramètres audios et vidéos appropriés.

Ajouter une pièce jointe, un emoticone à une conversation.

Sauvegarder un message d’une conversation. Ouvrir un message sauvegardé. 

Module 4 : Utiliser les outils de réunion

Démarrer une réunion instantanée et inviter des participants.

Prévoir une réunion ponctuelle, une réunion récurrente et inviter des participants

Annuler une réunion, une réunion dans une série.

Répondre à une invitation, à une réunion en utilisant des options comme : ajouter un message, accepter, répondre « peut-être », refuser.

Fixer un rappel pour une réunion, un évènement.

Participer à une réunion.

Gérer une réunion en tant qu’organisateur en définissant des autorisations, en attribuant des rôles, en mettant fin à une réunion.

Participer à une réunion en utilisant des options comme : activer, désactiver l’audio ou la vidéo, « lever la main », partager l’intégralité du bureau, de la fenêtre.

Donner ou demander le contrôle dans une réunion.

Prendre des notes pendant une réunion.

Consulter les notes après une réunion. 

 

Module 5 : Organiser un webinaire

Programmer un webinaire et inviter des participants,

Configurer les options d’accès au webinaire,

Envoyer un lien de participation,

Définir un mot de passe, activer la salle d’attente,

Activer/désactiver le changement de nom,

Gérer les options de chat.

Annuler un webinaire et notifier aux participants.

Participer à un webinaire.

Gérer les paramètres réservés à l’hôte du webinaire : réglages de l’arrière-plan ; mettre en sourdine ou non les participants ; partager une présentation, d’autres ressources

terminer un webinaire.

Participer à un webinaire en utilisant des fonctionnalités comme le chat, le Q&R.

Être conscient que les participants doivent être informés si un webinaire est enregistré.

Enregistrer un webinaire, partager l’enregistrement d’un webinaire

Module 6 : Utiliser les fonctionnalités de stockage et de partage: le drive

Accéder au drive

Mettre des fichiers en ligne sur le drive

Télécharger des fichiers stockés dans le drive

Partager des documents avec d’autres collaborateurs via des partages de liens et des autorisations accès

Les différents modes de partage

Les limites du stockage en ligne (taille fichiers, type fichiers..°) 

Module 7 : Créer du contenu en ligne

 

Créer un nouveau document : doc, slide, sheet, forms…

Donner un titre à ce document

Travailler à plusieurs sur le même document en même temps (conversation…)

Travailler ensemble sur un document de manière asynchrone (commentaire, mode suggestion…)

Accéder à l’historique des versions, visualiser les anciennes versions

Les fondamentaux de Google Doc

mettre en forme le texte

mettre en forme les paragraphes

insérer un tableau ou une image 

mise en page

Les fondamentaux de Google sheet :

les notions de base

réaliser des calculs simples

insérer un graphique 

Les fondamentaux de Google slide 

les notions de bases 

insérer une image, des formes ou un tableau 

transitions et animations

Les fondamentaux de Google Forms 

les notions de base